Microsoft Office 365

Mit den Microsoft Office 365 die Zusammenarbeit verbessern

Neben bekannten Tools wie Outlook, SharePoint und OneDrive bietet die Microsoft-Collaboration-Welt erweiterte Schnittstellen und Plattformen für effiziente und produktive gemeinsame Umgebungen. Beispielsweise schaffen Yammer, OneNote und Teams integrierte „digitale Arbeitsplätze“. HIRSCHTEC berät Sie umfassend – wir beleuchten die wichtigsten Plattformen für die Zusammenarbeit und zeigen anhand konkreter Beispiele und Szenarien auf, wie Sie Ihren modernen Arbeitsplatz aufbauen können.

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Von der klassischen Kommunikation zur modernen Arbeitsplatzstrategie

Früher war die Dokumentenverarbeitung in kollaborativen Setups immer mit einigen Problemen behaftet:

  • Speicherung auf Desktop oder auf Dateiserver: Einmal erstellt, wurden Dokumente auf dem Desktop gespeichert oder auf einem Dateiserver abgelegt.
  • Kein gleichzeitiger Zugriff möglich: Kollegen, die gleichzeitig auf die Dateien zugreifen wollten, haben sich gegenseitig blockiert.
  • Aufwändige Suche nach Dokumenten: Die Suche nach einem bestimmten Dokument in der unendlichen Weite der Dateiserver-Strukturen war mühsam und aufwändig. Einmal gefunden, war es unmöglich zu sagen, welches Dokument das jüngste war.
  • Große Datenmengen per Mail: Außerdem mussten riesige Anhänge per E-Mail verschickt werden. Die Weiterleitung an mehrere Empfänger, die alle Kommentare hinzufügen möchten, löste einfach das bekannte E-Mail-Ping-Pong-Spiel aus.

Das kommt Ihnen bekannt vor? Ja, die guten alten Zeiten! Aber die durch die zunehmende Digitalisierung hervorgerufenen Veränderungen haben diese Form der Kommunikation nun in die Vergangenheit verbannt.

Aus diesem Grund prüfen derzeit viele Unternehmen und Institutionen eine Zukunftsstrategie, die als „Digital Workplace“ bezeichnet wird. Der Fokus liegt dabei zunehmend auf den Endanwendern und Ihrer digitalen Kommunikation und Zusammenarbeit. Es ist dabei unerlässlich zu verstehen, welche Anforderungen die Benutzer und damit auch Ihre Kollegen haben, um darauf aufbauend passende Tools für einen schnellen, produktiven und modernen Informationsfluss zu gewährleisten.

Im Folgenden stellen wir die relevantesten Microsoft-Office-Tools für eine bessere Zusammenarbeit einmal kurz vor.

Soziales Netzwerk für Unternehmen

Die Generation Y – bekannt als die “Millennials“ – kann sich ein Leben ohne soziale Netzwerke gar nicht mehr vorstellen. Sie nutzen diese Netzwerke (u.a. Facebook, WhatsApp, Snapchat & Instagram), um Informationen zu erhalten und sich auszutauschen. Die sozialen Medien sind heute die schnellste Möglichkeit auf dem Laufenden zu bleiben. Microsoft Yammer Enterprise ist eine soziale Netzwerklösung für Unternehmen. Aber welchen Mehrwert erzielen Sie tatsächlich damit? Yammer hilft bei der Sozialisierung und dem Austausch von Ideen im gesamten Unternehmen oder in Bereichen von gemeinsamem Interesse.

Sie können die Kommunikation und Zusammenarbeit fördern, indem Sie eine größere Reichweite sicherstellen und interne Mitarbeiter, externe Geschäftspartner oder bestimmte Zielgruppen in Ihr Netzwerk einbeziehen. Dies geschieht anhand von Gruppen und Themen. Darüber hinaus können Sie schnell und einfach Informationen mit Ihrer Organisation und Geschäftspartnern austauschen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand sind, und den Mitarbeitern eine Plattform zur Verfügung stellen, auf der sie Ideen zu verschiedenen Themen intern, aber offen und transparent diskutieren können.

Sie können auch Umfragen starten, um blitzschnell neue Erkenntnisse zu gewinnen und die Mitarbeitenden für bemerkenswerte Leistungen zu loben. Die größere Einbeziehung von Mitarbeitenden durch Informationen und der Möglichkeit zur aktiven Beteiligung wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus.

Ein freigegebener Arbeitsbereich für alle

Office-365-Gruppen stellen auf SharePoint Online basierende Gruppen und Arbeitsbereiche bereit, in denen E-Mail, Kalender, Notizen, Aufgaben und Dateiverzeichnisfunktionen an einem zentralen Ort zusammengefasst sind. Dies ermöglicht den Gruppenmitgliedern, an verschiedenen Themen und Projekten zusammenzuarbeiten und ihre Ideen zu verbreiten. Alle Mitarbeiter verwenden eine gemeinsame Schnittstelle und müssen nicht mehr zwischen mehreren Programmen und Bildschirmen hin und her wechseln.

Office-365-Gruppen können als browserbasierter Dienst verwendet oder in den MS Outlook-Client integriert werden. Sie unterstützen zudem die Zusammenarbeit mit externen Benutzern. Geschäftspartner können zu den Gruppen eingeladen werden und haben vollständigen Zugriff auf die gemeinsamen Dateien. Die Yammer Enterprise-Technologie ist in die Office-365-Gruppen integriert. Dies bedeutet, dass Funktionen für soziale Netzwerke auch in den Gruppen verwendet werden können.

Flexible und virtuelle Zusammenarbeit zu jeder Zeit

Die Welt hat sich auch hinsichtlich unserer Arbeitsmethoden und unserer Gewohnheiten verändert. Heutzutage ist die Zusammenarbeit alles andere als ein „9-to-5“-Job. Die Mitarbeiter werden immer mobiler und arbeiten auf verschiedenen Geräten und an verschiedenen Standorten, z. B. auch immer öfter im „Home-Office“. Daher möchten sie einfachen Zugriff auf Daten und die Möglichkeit, flexibel in virtuellen Teams zu arbeiten.

Microsoft Teams ist eine chatbasierte Lösung im Bereich Kommunikation und Zusammenarbeit. Diese Lösung bietet Ihnen einen modernen Arbeitsbereich, den Ihre Mitarbeitenden geräteübergreifend und an jedem Ort nutzen können.

In Microsoft Teams können auch andere Microsoft-Technologien wie „Power BI Pro“ integriert werden, um Echtzeit-Auswertungen zu generieren. Und wenn das nicht genug ist: Auch externe Apps wie z. B. „Smartsheet“ (intelligente Lösung für Arbeits- und Projektmanagement) können Ihrem Team hinzugefügt werden.

Warum die Zukunft Microsoft Teams gehört!

Wir glauben, dass die Zukunft Microsoft Teams gehört und dass MS Teams derzeit das beste Tool für die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Endbenutzern ist. Technisch gesehen baut MS Teams auf den Office-365-Gruppen auf. Für jedes Team wird automatisch eine Office-365-Gruppe erstellt. Im Vergleich zu den Office-365-Gruppen bietet MS Teams jedoch eine neue Benutzeroberfläche und ein verbessertes Handling.

Jeder Mitarbeiter kann schnell und einfach per Mausklick ein Team zusammenstellen, relevante Kollegen einladen, sich dem Team anschließen und an einem Projekt oder einzelnen Themen mitarbeiten. Kurz: Ihre Mitarbeiter benötigen nur eine zentrale Anwendung für den Team- und Projektworkflow, um auf alle Funktionen zuzugreifen, die sie für eine effiziente Zusammenarbeit benötigen. Wir sollten nicht vergessen, dass Legacy-Systeme in der Regel mehr als genug Datensilos erzeugen. Bei der Arbeit mit Microsoft-Teams müssen Ihre Mitarbeitenden nicht mehr fragen, wohin sie Informationen senden sollen, wie das erfolgen darf und vor allem an wen. Alle Dokumente und Daten befinden sich in einem zentralen Speicher. Die Benutzeroberfläche verfügt über ein äußerst attraktives und modernes Design, welches Ihre Mitarbeitenden zu schätzen wissen und mit dem die Arbeit einfach nur Spaß macht.

Konkrete Umsetzung: Wie können die Office-365-Tools am besten verwendet werden?

Im Grunde gibt es hier kein Richtig oder Falsch. Was wirklich zählt ist, dass Ihre Benutzer den Prozess verstehen und in einzelnen Szenarien entscheiden können, welche Tools für bestimmte Benutzergruppen am besten geeignet sind. Wir bei HIRSCHTEC haben darin Erfahrung und beraten Sie gerne bei der Einführung von Office 365. Bei uns endet die Einführung nicht auf der technischen Ebene sondern dreht sich vielmehr darum, dass Ihre Mitarbeitenden die neuen Tools des Digital Workplace kennen lernen, wissen, wie man sie benutzt und sie dann auch gerne einsetzen. Mit unserem Modell des „Kennen, Können, Wollen“ unterstützt Sie unser Communications Team tatkräftig bei der kommunikativen Einführung von Office 365.

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